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Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Personalakte (Beamtenrecht)


Vorschriften zur Personalakte einer Beamtin oder eines Beamten sind in den §§ 84 ff. des Berliner Landesbeamtengesetzes (LBG) sowie in § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) zu finden.

Nach § 50 BeamtStG ist über jede Beamtin und jeden Beamten eine Personalakte zu führen; sie ist vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen.

Zur Personalakte gehören alle Unterlagen und Daten, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten); dazu zählen nicht nur papierne Akten, sondern auch in Dateien gespeicherte Informationen. Unterlagen, die das Dienstverhältnis nicht betreffen, dürfen auch nicht in die Personalakte aufgenommen werden.

Ob Informationen als Personalaktendaten anzusehen sind, hängt maßgeblich von dem Zweck ab, zu dem sie erfasst werden. Die Rechtsprechung stellt dabei darauf ab, ob “ein innerer Zusammenhang” zwischen dem angefallenen Aktenmaterial und dem konkreten Beamtenverhältnis besteht.

Typische Beispiele: Die bei der Dienstbehörde geführten förmlichen Disziplinarvorgänge, disziplinarrechtliche Vorermittlungsakten, Vorgänge über etwaige formlose “Verwaltungsermittlungen” und Hinweise auf möglicherweise pflichtwidriges dienstliches Verhalten einer Beamtin oder eines Beamten sind Bestandteil der Personalakte.

Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten.

Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, die Beamtin oder der Beamte willigt in eine konkrete, anderweitige Verwendung ein.

Nach § 84 Abs. 1 Satz 1 LBG darf der Dienstherr personenbezogene Daten über Bewerberinnen und Bewerber, Beamtinnen und Beamte sowie über ehemalige Beamtinnen und ehemalige Beamte nur erheben, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller oder sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt. Eine Verwendung für andere als in Satz 1 genannte Zwecke liegt nicht vor, wenn Personalaktendaten ausschließlich für Zwecke der Datenschutzkontrolle verwendet werden.

Nach Abs. 5 dürfen Zugang zur Personalakte nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist; dies gilt auch für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren. Auf Verlangen ist der oder dem behördlichen Datenschutzbeauftragten nach § 19a des Berliner Datenschutzgesetzes Zugang zur Personalakte zu gewähren.

Ohne Einwilligung der Beamtin oder des Beamten darf die Personalakte nur unter den engen Voraussetzungen des § 88 Abs. 1 LBG anderen Behörden und Ärzten vorgelegt werden.

01.03.2013